Okçular Tepesi; İÇ KONTROL

Türü, amacı ve faaliyet alanı ne olursa olsun, kurum ve kuruluşlar için riskleri yönetmek önemli kurumsal yetkinliklerden birisidir. İç kontrol; risk yönetim stratejileri içinde, riskin paylaşılamadığı, kaçınılamadığı ve kabullenilemediği durumlarda risklerin oluşmasına sebep olan tehditlerin veya risklerin oluşmasının meydana getireceği etkilerin önceden tespit edilmesini ve hayata geçirilecek kontrol faaliyetleri ile bazen riskleri oluşturan tehditlerin önceden engellenmesini, bazen de oluşacak etkinin azaltılmasını sağlayan bir sistem…

Uzun zamandan beri eğitimci olarak görev aldığım İç Kontrol eğitimlerinde konuyu en iyi tarif eden tarihsel bir olayı paylaşmak istiyorum bu yazımda…

625 yılında Uhud dağının eteklerinde gerçekleşen ve bu sebeple Uhud Harbi olarak anılan savaşta; Ebu Sufyan’ın ordusuna karşı taarruza geçmeden önce Hz Peygamber (SAV); kendi saflarının arkasında hâkim bir tepe olan Ayneyn tepesine bir gurup okçuyu yerleştirmiş ve onlardan sahabeler savaşı kazanıyor olsa bile kendisinden emir gelene kadar bu tepeyi terk etmemelerini istemişti. Bundan amaç bu tepenin arkasından gelebilecek bir saldırı ile iki düşman safı arasında kalmamak idi.

Ancak sahabeler Ebu Sufyan’ın ordusunu önlerine katıp kovalamaya başladığında dağdaki okçuların büyük bir bölümü geride kalan ganimetleri toplamak için tepeden inmişler ve bu durumu gören Halid Bin Velid (ki daha sonra müslüman süvarilerin komutanı olan zeki bir komutan idi) süvarileri ile bu tepenin arkasından dolaşarak taarruzdaki sahabelerin arkasından hücum etmişti.

Konunun detaylarına girmeden sonuç olarak diyebiliriz ki, harbi kazanmak üzere olan sahabeler, kaçmakta olan müşriklerinde geriye dönerek taarruz etmeleri sonucu iki düşman safı; bu günkü tabir ile “iki ateş arasında” kalmışlar ve canlarını zor kurtarmışlardı.

Bu tepe bu vaka’ya nispet ile okçular tepesi olarak anılır birçok kişi tarafından…

Günümüzde ister kamu kurumu ister özel sektör kuruluşu olalım; amaçlara giden ve günden güne karmaşıklaşan faaliyetler içinde, hakim tepelerimizin, örneğin muhasebe işlemlerimizin, örneğin üretim faaliyetlerimizin, örneğin satış veya satın alma sistemimizin arkasını dolaşacak birçok süvari birliğinin tehdidini fark edemeyebiliriz.

Tepeyi dolaşarak arkamızdan saldırabilecek bu süvari birliği, üretim planlama hataları, borcunu ödeyemeyen bir müşteri, satın almada yapılan hata, bir iş kazası, unutulan bir çek, makineleri durduran bir bakım veya onarım gecikmesi, yanlış düzenmiş bir evrak, doğru olmayan bir mali veri bir yöneticinin suistimali veya bizim çocuklar dediklerimizin ihaneti, vb. birçok şekilde gelir üstümüze..

Kurumsal risklerin kaynağı olabilecek bu tehditler yani süvariler için bir “Okçular Tepesidir” İç Kontrol…

Kuracağınız ve uygulayacağınız iç kontrol sistemi, keskin nişancı okçulardan yani etkin ve etkili kontrol faaliyetlerini hayata geçirebilecek tepeden en alta kademeye kadar yönetici ve çalışanlardan oluşmalı ve bu okçular, kontrol faaliyetlerini bıkmadan, usanmadan, ihmal etmeden uygulamayı görev edinmelidir.

Kurumsal Risklerin gerçekleşmesinden dolayı yaşanan zarar ve kayıpların çok büyük bir bölümünün; risklere karşı tedbirlerin, yani kontrol faaliyetlerinin tanımlanmamasından veya oluşturulmamasından değil, bunların uygulanmasından veya ihmal edilmesinden yani “okçular tepesinin” savaş bitmeden; terk edilmesinden kaynaklandığını unutmamak gerekir.

Bir iş kazasında hayat kurtarabilecek bir kaskı veya maskeyi takmamak okçular tepesini terk etmektir. Kontrol edilmesi zorunlu bir işlemi arkadaşım hata yapmaz diyerek kontrol etmemek okçular tepesini terk etmektir. Satın alma işleminde satın alma dosyasını arkadaşlar kontrol etmiştir diyerek kontrolsüz imzalamak okçular tepesini terk etmektir.

Hesapları döneminde kontrol etmemek, teslim alınan bir ürünü veya bir parayı saymamak, girilmesi gereken bir veriyi bilgi işleme girmemek, doldurulması gereken bir formu doldurmamak, imzalanması gereken bir belgeyi imzalamamak ve daha nice ihmaller, ihlaller ve ihtimaller “Okçular Tepesini” terk etmektir.

Son olarak "bizden değil" diye bir işi "ehline" vermemek, "bizden" diye "ehliyetsize" iş emanet etmek, "bizden" olana gerektiğinde "hesap sormamak" okçular tepesini terk etmektir.

Sonuç olarak hedefimiz ister rekabet, ister devlet adına vatandaşa hizmet olsun, ortada bir iş ve bir kurum varsa; orada bir “Uhud Harbi” var demektir. Ve her işin büyük ve telafisi zor zararlara ve kayıplara sebep olabilecek bir tehdidi yani tepenin ardından dolaşacak bir “süvari birliği” var demektir.

Risk oluşturan tehditler var ise; türü, amacı ve faaliyet alanı ne olursa olsun, kurum ve kuruluşlar için bir “Okçular Tepesine” yani bir “İç Kontrol Sitemine” ihtiyaç olacak demektir.

Ve birde bu okçular tepesini terk etmeyecek okçulara; yani iç kontrol faaliyetlerine her koşulda sahip çıkan bir takıma…